Kassenbuch Verein: Vorlage, Kassenbericht und Kassenprüfung

Was gehört in ein Kassenbuch im Verein?

Ein Kassenbuch braucht nicht viel, aber das Wenige muss jedes Mal stimmen. Pro Buchung:

• das Datum,
• eine fortlaufende Belegnummer,
• ein kurzer Text, aus dem der Zweck hervorgeht (nicht „Einkauf“, sondern „Getränke Sommerfest“),
• der Betrag als Einnahme oder Ausgabe,
• das Konto, also Barkasse oder Bank,
• und der laufende Bestand nach jeder Buchung.

Dazu gehört ein Beleg. Fehlt er, schreibst du einen Eigenbeleg mit Datum, Betrag, Zweck und Unterschrift. Das ist die Notlösung, kein Dauerzustand.

Ich habe selbst die Kasse eines Schulvereins geführt. Die typischen Stolperstellen kenne ich daher: Belege ohne Nummer, Bargeld vom Kuchenbasar ohne Zählprotokoll und ein Kassenbestand, der sich nicht mit dem Bankauszug abgleichen lässt.

Muss ein Verein überhaupt ein Kassenbuch führen?

Das Gesetz nennt das Wort „Kassenbuch“ nicht. Für gemeinnützige Vereine verlangt die Abgabenordnung aber einen Nachweis, dass die tatsächliche Geschäftsführung den Anforderungen entspricht, und zwar durch „ordnungsmäßige Aufzeichnungen über ihre Einnahmen und Ausgaben“ (§ 63 Abs. 3 AO). Wie du das technisch löst, schreibt das Gesetz nicht vor. Ein Kassenbuch in Excel, Google Sheets oder auf Papier ist der übliche Weg.

Ob und wie oft eine Kassenprüfung stattfindet, regelt deine Satzung. Weder das Vereinsrecht im BGB noch die Abgabenordnung schreiben Kassenprüfer vor. Schau also in deine Satzung, bevor du einen Termin ansetzt.

Was ist der Unterschied zwischen Kassenbuch und Kassenbericht?

Das Kassenbuch ist das Arbeitsmittel: jede Buchung, laufend. Der Kassenbericht ist die Zusammenfassung für die Mitgliederversammlung, meist auf einer Seite:

1. Anfangsbestand von Kasse und Bank,
2. Einnahmen und Ausgaben des Jahres,
3. Endbestand von Kasse und Bank,
4. Ergebnis, wenn möglich aufgeteilt nach Bereichen und größeren Aktionen (Sommerfest, Basar, Ausflug).

Die Zahl, an der sich alles entscheidet: Anfangsbestand plus Einnahmen minus Ausgaben muss genau dem Endbestand entsprechen, und der Endbestand muss mit Kassenzählung und Kontoauszug übereinstimmen. Wenn das nicht aufgeht, hilft keine schöne Gestaltung.

Wie läuft eine Kassenprüfung ab?

Die Kassenprüfer werden meist von der Mitgliederversammlung gewählt und sind in der Regel keine Vorstandsmitglieder. Wie es bei euch läuft, steht in der Satzung. Sie prüfen, ob die Kasse ordentlich geführt wurde, und berichten der Versammlung. Auf dieser Grundlage beschließt die Versammlung über die Entlastung des Vorstands.

Ein sinnvoller Ablauf:

1. Unterlagen vorab: Kassenbuch, Belege, Kontoauszüge und Kassenbericht ein paar Tage vor dem Termin bereitstellen.
2. Bestände prüfen: Bargeld zählen und mit dem Buch vergleichen, Kontostand mit dem Auszug.
3. Stichproben: Belege zu Buchungen ziehen und prüfen, ob Betrag, Datum und Zweck stimmen und wer die Ausgabe veranlasst hat.
4. Besondere Punkte: zweckgebundene Spenden, Zahlungen an Vorstandsmitglieder, Bareinnahmen bei Festen.
5. Prüfbericht: kurz schreiben, was geprüft wurde und ob es Beanstandungen gab. Unterschreiben, der Versammlung vorlesen.

Wer Lücken früh bemerkt, kann nachbessern, bevor die Versammlung stattfindet.

Wie lange musst du Kassenbuch und Belege aufbewahren?

Nach § 147 AO gelten drei Fristen: zehn Jahre für Bücher und Aufzeichnungen, acht Jahre für Buchungsbelege, sechs Jahre für die übrigen aufbewahrungspflichtigen Unterlagen wie Geschäftsbriefe. Die Frist beginnt mit dem Ende des Kalenderjahres, in dem die letzte Eintragung gemacht oder der Beleg entstanden ist. Sie läuft außerdem nicht ab, solange die Unterlagen für Steuern wichtig sind, deren Festsetzungsfrist noch läuft.

Praktisch: Heb Kassenbuch und Belege für mindestens zehn Jahre auf, dann musst du nicht unterscheiden. Auch die Doppel der Zuwendungsbestätigungen musst du aufbewahren (§ 50 Abs. 7 EStDV). Am einfachsten legst du sie zum jeweiligen Jahr und hebst sie genauso lange auf.

Was sind die vier Bereiche im Verein, und was bedeutet die Freigrenze?

Das Finanzamt unterscheidet bei gemeinnützigen Vereinen vier Bereiche. Das ist der Teil, an dem Kassenwarte am häufigsten unsicher sind:

• Ideeller Bereich: Mitgliedsbeiträge, Spenden, Zuschüsse.
• Vermögensverwaltung: zum Beispiel Zinsen oder Vermietung von Grundstücken.
• Zweckbetrieb: Tätigkeiten, die unmittelbar dem satzungsgemäßen Zweck dienen (§§ 65 bis 68 AO).
• Wirtschaftlicher Geschäftsbetrieb: eine selbständige, nachhaltige Tätigkeit, mit der Einnahmen erzielt werden (§ 14 AO), etwa Kuchenverkauf, Kiosk oder Werbung.

Für den wirtschaftlichen Geschäftsbetrieb, der kein Zweckbetrieb ist, gibt es eine Freigrenze: Übersteigen die Einnahmen einschließlich Umsatzsteuer insgesamt nicht 50.000 Euro im Jahr, unterliegen sie nicht der Körperschaft- und Gewerbesteuer (§ 64 Abs. 3 AO). Wichtig: Das gilt nur für diese beiden Steuern. Die Umsatzsteuer hat eigene Regeln. Und es ist eine Freigrenze, kein Freibetrag: Wer sie überschreitet, versteuert nicht nur den Teil darüber.

Welcher Bereich für welche Einnahme gilt, kann ich dir nicht im Einzelfall sagen, und eine Vorlage kann das auch nicht. Ob der Kuchenverkauf im Förderverein oder die Vereinsfahrt in deinem Fall Zweckbetrieb oder wirtschaftlicher Geschäftsbetrieb ist, klärst du mit dem Finanzamt oder deinem Dachverband. Eine Vorlage kann dir die Zuordnung vorschlagen und die Summen je Bereich rechnen. Entscheiden müssen andere.

Bis wann darfst du Zuwendungsbestätigungen ausstellen?

Das wird gern übersehen: Ein Verein darf Zuwendungsbestätigungen („Spendenquittungen“) nur ausstellen, wenn der letzte Freistellungsbescheid oder die Anlage zum Körperschaftsteuerbescheid nicht länger als fünf Jahre zurückliegt. Bei Vereinen, die noch keinen solchen Bescheid haben, gilt: Die Feststellung der Satzungsmäßigkeit nach § 60a AO darf nicht länger als drei Kalenderjahre zurückliegen. Die Frist wird taggenau berechnet (§ 63 Abs. 5 AO).

Trag das Datum deines Bescheids irgendwo ein, wo du es wiederfindest. Bei Spenden bis 300 Euro reicht dem Spender übrigens meist der Kontoauszug, wenn die nötigen Angaben dabei sind (§ 50 Abs. 4 EStDV).

Welche Kassenbuch-Vorlage für Vereine passt zu dir?

Es gibt freie Vorlagen, und für einen sehr kleinen Verein sind sie oft genug. Auf den Seiten von Vereinsportalen, Versicherern und Ehrenamtsverbänden findest du Kassenbücher als Excel, Word oder PDF. Prüf bei jeder Vorlage drei Dinge:

1. Rechnet sie selbst? Eine Liste ohne Formeln ist Schreibarbeit, bei der sich Fehler einschleichen.
2. Gibt es einen Kassenbericht und ein Prüfprotokoll? Oder musst du beides zusätzlich basteln?
3. Passt sie zu deinem Programm? Viele Vorlagen sind für Excel gebaut und laufen in anderen Programmen nur halb.

Für diese Lücke habe ich selbst eine Vorlage gebaut: Vereinskasse 2026, 19 Euro, einmal bezahlen, kein Abo, keine Makros. Sie hat neun Blätter, darunter Kassenbuch für Kasse und Bank, Kassenbericht mit Ergebnis nach den vier Bereichen, Ampel zur Freigrenze, Prüfprotokoll mit 13 Prüfpunkten, einen Prüfbericht, der sich aus dem Protokoll selbst schreibt, und eine Übergabe-Checkliste mit 14 Punkten. Ein Beispielverein zum Ausprobieren liegt dabei.

Die Grenzen, damit du nicht nachher überrascht bist:

• Getestet mit Microsoft Excel 365 und Google Sheets. Nicht getestet mit Apple Numbers, LibreOffice und der Excel-App auf dem Handy.
• In Google Sheets greift der Formelschutz nicht. Die grauen Felder dort bitte nicht überschreiben.
• Die Vorlage rechnet mit dem Kalenderjahr als Geschäftsjahr.
• Eine Tabelle ist nicht unveränderbar. Ich verspreche nicht, dass sie „GoBD-konform“ oder „finanzamtsfest“ ist. Für kleine Vereine mit Barkasse und Konto ist sie gedacht, nicht für Vereine mit Kassensystem oder Vereinssoftware.
• Die Zuordnung zu den Bereichen ist ein Vorschlag. Technische Vorlage, keine Steuerberatung.

Mehr zu meinen Vorlagen für kleine Betriebe und Vereine steht auf der Seite Belegfluss, Abschnitt Vorlagen.

Was gehört in die Übergabe an die Nachfolge?

Der Amtswechsel ist der zweite Moment, in dem es schiefgeht. Wer die Kasse übergibt, sollte der Nachfolge mitgeben:

• Kassenbuch, Belege und Kontoauszüge der letzten Jahre,
• den aktuellen Freistellungsbescheid oder die Anlage zum Körperschaftsteuerbescheid mit Datum,
• Bankvollmacht und Zugang zum Online-Banking (Zugang schriftlich ändern, nicht Passwörter weitergeben),
• den Stand der Barkasse mit Zählprotokoll und Unterschrift beider,
• die Liste offener Posten, etwa Beiträge, die noch fehlen,
• eine Liste der Spender, denen noch eine Bestätigung zusteht,
• die letzten Protokolle der Kassenprüfung.

Die Zahlen dahinter solltest du nicht erst beim Wechsel suchen. Eine Checkliste, die du schon im Jahr führst, macht die Übergabe an einem Nachmittag möglich.

Häufige Fragen

Muss ein kleiner Verein ein Kassenbuch führen?

Das Gesetz verlangt von gemeinnützigen Vereinen ordnungsmäßige Aufzeichnungen über Einnahmen und Ausgaben (§ 63 Abs. 3 AO). Wie sie aussehen, ist nicht festgelegt. In der Praxis ist ein Kassenbuch die einfachste Lösung.

Ist eine Excel-Vorlage für das Kassenbuch erlaubt?

Eine bestimmte Form schreibt § 63 Abs. 3 AO nicht vor. Beachte aber: Eine Tabelle lässt sich nachträglich ändern. Wer Vorgaben zur Unveränderbarkeit erfüllen muss, braucht eine passende Software. Sprich im Zweifel mit dem Finanzamt oder deinem Dachverband.

Wie oft muss die Kasse geprüft werden?

Das regelt deine Satzung, meist einmal im Jahr vor der Mitgliederversammlung. Steht nichts in der Satzung, kläre es mit dem Vorstand.

Wie lange muss ich Belege aufheben?

Buchungsbelege acht Jahre, Bücher und Aufzeichnungen zehn Jahre, übrige Unterlagen sechs Jahre, jeweils ab Ende des Kalenderjahres (§ 147 AO). Am einfachsten: alles zehn Jahre.

Gehört der Kuchenverkauf in den Zweckbetrieb?

Das kann ich dir nicht verbindlich beantworten, es hängt vom Einzelfall ab. Kläre es mit dem Finanzamt oder deinem Dachverband. Eine Vorlage kann eine Zuordnung vorschlagen, ersetzt aber keine Auskunft.

Muss ein Verein E-Rechnungen empfangen können?

Laut Bundesfinanzministerium nur, soweit der Verein unternehmerisch tätig ist. Für den nichtunternehmerischen Bereich gilt das nicht. Ob du betroffen bist, hängt also davon ab, ob dein Verein zum Beispiel einen wirtschaftlichen Geschäftsbetrieb unterhält. Im Zweifel nachfragen.

Allgemeine Information, keine Steuerberatung im Einzelfall.