Belegfluss · für Kleinbetriebe und Vereine

E-Rechnung? Erledigt.Belege? Abgelegt.Feierabend.

Rechnungen kommen als PDF, als XML und auf Papier, in drei Postfächern und auf dem Schreibtisch. Ich richte Ihnen einen Ablauf ein, bei dem jede Rechnung an einem Ort ankommt, sauber abgelegt wird und automatisch bei Ihrer Kanzlei landet. Einmal eingerichtet, läuft es.

Gratis-Check starten Pakete und Preise

Gelernte Bürokauffrau (IHK), über 10 Jahre Buchhaltung · alles per Fernwartung und Videocall · technische Einrichtung, keine Steuerberatung

Kommt Ihnen das bekannt vor?

Das kostet Zeit, Nerven und Rückfragen, auf Ihrer Seite und bei Ihrer Kanzlei. Das lässt sich einmal sauber lösen.

Gratis-Check: Wo hakt Ihr Rechnungseingang?

10 kurze Fragen zu Ihrem Ablauf. Das Ergebnis mit den nächsten Schritten sehen Sie sofort. Es wird nichts gespeichert und nichts übertragen, der Check läuft nur in Ihrem Browser.

01Gibt es eine feste E-Mail-Adresse nur für Rechnungen?
02Eine Rechnung kommt als XML-Datei (XRechnung). Können Sie sie lesen?
03Wo liegen Rechnungen, nachdem sie angekommen sind?
04Werden die Dateien einheitlich benannt?
05Wie kommen die Belege zu Ihrer Kanzlei?
06Wie oft fragt Ihre Kanzlei nach fehlenden Belegen?
07Was passiert mit Rechnungen, die per Post kommen?
08Wer kümmert sich um die Rechnungen?
09Womit schreiben Sie Ihre eigenen Rechnungen?
10Wie viel Zeit kostet Sie Belege suchen und sortieren im Monat?

Der Check bewertet Ihren Ablauf, nicht Ihre steuerlichen Pflichten. Die klärt Ihre Kanzlei.

Drei Pakete, feste Preise.

Belegstau aufräumen

Der Stapel ist weg, die Kanzlei hat alles.

Wenn sich Belege gestapelt haben: Ich sortiere, benenne, lege ab und bereite alles für Ihre Kanzlei vor. Auf Wunsch buche ich die laufenden Geschäftsvorfälle.

60 € pro Stunde, nach Sichtung als Festpreis

Belegstau schildern
Empfohlen

Empfang sicher

Jede Rechnung kommt an einem Ort an, Sie können sie lesen, und Ihre Kanzlei hat sie, ohne dass Sie daran denken müssen.

  • eigene Eingangsadresse für Rechnungen (z. B. rechnungen@ihrefirma.de)
  • Programm, mit dem XRechnung und ZUGFeRD lesbar werden
  • feste Ordnerstruktur und Dateinamen für die Ablage
  • Weiterleitung an Ihre Kanzlei (z. B. DATEV Unternehmen online oder Mail)
  • 1 Stunde Einweisung per Videocall, schriftliche Kurzanleitung

Festpreis 290 €

Paket anfragen

E-Rechnung versenden: eingerichtet

Ihre Rechnungen gehen als E-Rechnung raus, geprüft und fertig für 2028. Das Thema ist vom Tisch.

Alles aus „Empfang sicher“, dazu:

  • Ihr Rechnungsprogramm oder eine Vorlage so eingerichtet, dass E-Rechnungen im Format XRechnung oder ZUGFeRD entstehen
  • Testversand und Prüfung jeder Testrechnung mit dem offiziellen Prüfwerkzeug (KoSIT-Validator)
  • Ablaufplan: wer was wann verschickt

Festpreis 590 €

Paket anfragen

Gemäß § 19 UStG wird keine Umsatzsteuer berechnet, die Preise sind Endpreise. Dazu kommen ggf. Kosten für Software, die Sie selbst lizenzieren. Gearbeitet wird in Ihren Systemen, per Fernwartung.

Lieber selbst machen? Fertige Vorlage.

Vereinskasse 2026

Kassenbuch, Kassenbericht und Kassenprüfung in einer Datei. Der Prüfbericht für die Mitgliederversammlung entsteht automatisch.

  • Kassenbuch für Kasse und Bank, Zuordnung zu den vier Bereichen eines gemeinnützigen Vereins
  • Kassenbericht mit Ampel zur Freigrenze von 50.000 €
  • Kassenprüfung mit 13 Prüfpunkten, Beitragsliste, Übergabe-Checkliste
  • Für Excel und Google Sheets, mit Beispielverein und Anleitung

19 € als Download

Zur Vorlage

Verkauf und Bezahlung über Payhip, der Preis enthält die Umsatzsteuer. Die Vorlage ist ein technisches Hilfsmittel und ersetzt keine Steuerberatung.

Klare Aufgabenteilung: Ihre Kanzlei berät, ich richte ein.

Das mache ich

  • Rechnungseingang und -versand technisch einrichten
  • Belege sortieren, benennen, ablegen
  • Laufende Geschäftsvorfälle buchen
  • Belege und Buchungsdaten an Ihre Kanzlei übergeben
  • Technisch prüfen: Ist die Datei lesbar, im gültigen Format, doppelt vorhanden?
  • Ihnen zeigen, wie der Ablauf funktioniert

Das macht Ihre Kanzlei

  • Beurteilen, ob und ab wann für Sie eine E-Rechnung-Pflicht gilt
  • Umsatzsteuer-Voranmeldung
  • Jahresabschluss, Einnahmen-Überschuss-Rechnung
  • Steuererklärungen
  • Prüfen, ob Sie aus einer Rechnung die Vorsteuer ziehen dürfen
  • Steuerliche Beratung jeder Art

Ich bin Buchhalterin, keine Steuerberaterin. Fragen zu Ihren steuerlichen Pflichten beantwortet Ihre Kanzlei. Wenn Sie keine haben, sage ich Ihnen das offen, bevor wir anfangen.

Häufige Fragen.

Muss ich E-Rechnungen schon empfangen können?

Seit dem 01.01.2025 müssen Unternehmen in Deutschland E-Rechnungen von anderen Unternehmen annehmen können. Ob und wie das für Ihren Betrieb gilt, klärt Ihre Kanzlei. Ich richte ein, dass der Empfang funktioniert.

Ab wann muss ich E-Rechnungen versenden?

Für Rechnungen an andere Unternehmen im Inland gilt ein Stufenplan (Stand Oktober 2026):

ZeitraumWas beim Versand noch erlaubt ist
bis 31.12.2026Papier und PDF weiterhin für alle
2027Papier und PDF nur noch, wenn der Gesamtumsatz im Vorjahr (2026) bei höchstens 800.000 € lag. Darüber nur noch E-Rechnung.
ab 01.01.2028E-Rechnung für alle

Ausgenommen sind unter anderem Kleinunternehmer nach § 19 UStG, Kleinbetragsrechnungen bis 250 € und Fahrausweise. Rechnungen an Privatkunden betrifft das nicht. Empfangen können müssen Sie E-Rechnungen schon seit 2025. Ob eine Ausnahme auf Ihren Betrieb zutrifft und welche Frist für Sie gilt, ist eine steuerliche Frage, die Ihre Kanzlei klärt. Ich richte ein, dass es technisch rechtzeitig funktioniert.

Quelle: Bundesfinanzministerium, FAQ zur E-Rechnung

Reicht ein PDF per Mail nicht?

Ein normales PDF ist keine E-Rechnung im Sinne des Gesetzes. Eine E-Rechnung enthält die Daten maschinenlesbar, zum Beispiel als XRechnung oder ZUGFeRD. Ich richte ein, dass Sie beides lesen und ablegen können.

Ich bekomme eine XML-Datei und kann sie nicht öffnen. Was jetzt?

Das ist meist eine XRechnung. Dafür gibt es kostenlose Anzeigeprogramme. Im Paket „Empfang sicher“ richte ich das ein, damit Sie die Rechnung wie gewohnt lesen können.

Kommen Sie vorbei?

Nein. Ich arbeite per Fernwartung und Videocall. Das spart Ihnen die Anfahrt und mir die Zeit, und es funktioniert bei diesen Aufgaben genauso gut.

Brauche ich trotzdem eine Steuerkanzlei?

Ja, für alles Steuerliche. Ich ersetze die Kanzlei nicht, ich sorge dafür, dass sie vollständige und ordentlich abgelegte Belege bekommt.

Mit welcher Software arbeiten Sie?

Mit der, die Sie oder Ihre Kanzlei schon nutzen, wenn es geht. Viele Kanzleien arbeiten mit DATEV, damit habe ich langjährige Erfahrung. Außerdem habe ich eigene Werkzeuge gebaut, die E-Rechnungen erzeugen und prüfen.

Was kostet das?

„Empfang sicher“ kostet 290 €, „E-Rechnung versenden: eingerichtet“ 590 €, jeweils als Festpreis. Belegstau räume ich für 60 € pro Stunde auf, nach einer kurzen Sichtung nenne ich einen Festpreis.

Was brauchen Sie von mir?

Zugang zu Ihrem Mailpostfach bzw. Ihrer Domain, Ihrem Rechnungsprogramm und den Kontakt zu Ihrer Kanzlei. Zu Beginn schließen wir einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung, weil ich Belege mit personenbezogenen Daten sehe.

Über mich.

Fanny Püschel

Ich bin Fanny Püschel, gelernte Bürokauffrau (IHK). Seit über 10 Jahren mache ich Buchhaltung, unter anderem im Familienbetrieb, wo ich die Belegablage und den Rechnungseingang digitalisiert habe. Ich kenne also beide Seiten: den Stapel auf dem Schreibtisch und die Rückfrage der Kanzlei.

Dafür habe ich eigene Werkzeuge gebaut: Mein Rechnungsprogramm erzeugt E-Rechnungen, die alle 14 Prüffälle des offiziellen Prüfwerkzeugs bestehen. Ich wohne in Oyten und arbeite für Betriebe in der Region Bremen und Umland, alles per Fernwartung.

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