Kassenprüfung im Verein: Ablauf, Protokoll und Prüfbericht

Wer prüft die Kasse im Verein, und wer sagt das?

Weder das Vereinsrecht im BGB noch die Abgabenordnung kennen das Wort „Kassenprüfer“. Die Grundlage ist eure Satzung. Dort steht meist, dass die Mitgliederversammlung ein oder zwei Kassenprüfer wählt, dass sie nicht dem Vorstand angehören dürfen und dass sie einmal im Jahr prüfen. Steht nichts in der Satzung, kann die Versammlung trotzdem Prüfer bestimmen. Schau zuerst nach, was bei euch gilt.

Einen Anknüpfungspunkt im Gesetz gibt es trotzdem: Für die Geschäftsführung des Vorstands gelten die Vorschriften über den Auftrag entsprechend (§ 27 Abs. 3 BGB). Dazu gehört die Pflicht, Rechenschaft abzulegen (§ 666 BGB). Rechenschaft über eine Verwaltung mit Einnahmen und Ausgaben heißt: eine geordnete Zusammenstellung der Einnahmen und Ausgaben vorlegen und, soweit üblich, die Belege dazu (§ 259 Abs. 1 BGB). Genau das ist das Material, das Kassenprüfer sehen wollen: das Kassenbuch und die Belege.

Welche Unterlagen fordert ihr an?

Macht einen Termin mit der Kassenwartin oder dem Kassenwart, am besten ein bis vier Wochen vor der Mitgliederversammlung, und plant zwei bis drei Stunden ein. Vorher bittet ihr um:

• das Kassenbuch für Kasse und Bank,
• alle Belege, sortiert nach Belegnummer,
• alle Kontoauszüge des Jahres,
• den Kassenbericht für die Versammlung,
• die Satzung und die Protokolle mit Beschlüssen über Ausgaben,
• das Prüfprotokoll des Vorjahres,
• den aktuellen Freistellungsbescheid,
• Verträge mit Übungsleitern oder anderen bezahlten Personen,
• die Durchschriften der Zuwendungsbestätigungen.

Wer das alles vorab bekommt, prüft am Termin, statt zu suchen.

Wie läuft die Kassenprüfung ab?

Ein Ablauf, der sich bewährt hat:

1. Bestände prüfen. Bargeld gemeinsam zählen und mit dem Kassenbuch vergleichen. Kontostand zum Stichtag laut Auszug mit dem Kassenbuch vergleichen. Beide Zahlen kommen ins Protokoll, eine Differenz auch.
2. Belege prüfen. Sind die Belegnummern lückenlos? Gibt es zu jeder Buchung einen Beleg mit derselben Nummer? Bei vielen Buchungen reicht eine Stichprobe. Dann schreibt ihr auf, wie viele Belege ihr geprüft habt.
3. Kassenbericht nachrechnen. Anfangsbestand plus Einnahmen minus Ausgaben muss den Endbestand ergeben, und der Endbestand muss mit Zählung und Kontoauszug übereinstimmen.
4. Prüfpunkte durchgehen. Zu jedem Punkt: geprüft ja oder nein, Befund in Ordnung oder Mängel, eine Bemerkung. Was ihr nicht geprüft habt, bleibt ehrlich auf „nein“.
5. Mängel aufschreiben. Konkret, mit Belegnummer und Betrag. Ein fehlender Beleg ist ein Mangel, kein Vorwurf. Oft lässt er sich bis zur Versammlung noch beheben.
6. Bericht schreiben und vortragen. Kurz, unterschrieben von beiden Prüfern, mit einer Empfehlung zur Entlastung.

Was prüfen Kassenprüfer genau?

Die Satzung geht vor. Wenn sie nichts Genaueres sagt, hat sich diese Liste mit 13 Punkten bewährt:

1. Belege lückenlos nummeriert und vollständig vorhanden
2. Zu jeder Buchung gibt es einen Beleg
3. Kontoauszüge lückenlos vorhanden
4. Bargeld gezählt, Bestand stimmt
5. Bareinnahmen bei Festen und Basaren durch Zählprotokoll belegt
6. Ausgaben durch Satzung oder Vorstandsbeschluss gedeckt
7. Zahlungen an Übungsleiter oder Ehrenamtliche mit Vertrag oder Nachweis
8. Zahlungen an Vorstandsmitglieder nur mit Grundlage in der Satzung
9. Zuwendungsbestätigungen: Durchschriften vorhanden
10. Zweckgebundene Spenden und Zuschüsse zweckentsprechend verwendet
11. Mitgliedsbeiträge vollständig eingegangen
12. Kassenbericht rechnerisch richtig
13. Stichprobe Belege, Anzahl in der Bemerkung

Zu Punkt 8 ein Hinweis, der oft überrascht: Vorstandsmitglieder sind nach dem Gesetz unentgeltlich tätig (§ 27 Abs. 3 Satz 2 BGB). Eine Vergütung, auch eine Ehrenamtspauschale, braucht deshalb eine Grundlage in der Satzung. Fehlt sie, gehört das ins Protokoll, auch wenn der Betrag klein ist.

Was Kassenprüfer nicht prüfen: ob eine Ausgabe sinnvoll war. Das ist eine Frage für die Versammlung. Ins Protokoll gehört, ob die Ausgabe belegt und gedeckt war. Und ob der Kuchenverkauf steuerlich in den Zweckbetrieb oder in den wirtschaftlichen Geschäftsbetrieb gehört, klärt der Verein mit dem Finanzamt oder dem Dachverband, nicht die Kassenprüfung.

Was gehört ins Prüfprotokoll?

Das Protokoll ist euer Arbeitsnachweis. Es enthält:

• Verein, geprüfter Zeitraum, Datum und Ort der Prüfung,
• die Namen der Prüfer und der Person, die die Kasse geführt hat,
• die Bestände von Kasse und Bank, jeweils laut Kassenbuch und gezählt beziehungsweise laut Auszug, mit Differenz,
• die Prüfpunkte mit Ergebnis und Bemerkung,
• die festgestellten Mängel im Klartext,
• die Unterschriften der Prüfer.

Das Protokoll bleibt bei den Vereinsunterlagen. Bücher und Aufzeichnungen bewahrt ein Verein zehn Jahre auf, Buchungsbelege acht Jahre, übrige Unterlagen sechs Jahre, jeweils ab Ende des Kalenderjahres (§ 147 Abs. 3 und 4 AO). Heftet das Protokoll zum Jahr, dann liegt es richtig.

Wie formulierst du den Prüfbericht?

Der Bericht ist die Kurzfassung für die Versammlung, meist eine halbe Seite. Er beantwortet vier Fragen: Wer hat wann was geprüft? Stimmen die Bestände? Gab es Beanstandungen? Was empfehlt ihr?

Ein Beispiel für einen Bericht ohne Beanstandung:

„Die Kassenprüfung für das Geschäftsjahr 2026 fand am 15. Februar 2027 statt. Geprüft haben Anna Prüfer und Ben Zähler in Gegenwart der Kassenwartin Erika Beispiel. Die Bestände von Kasse und Bank stimmen mit dem Kassenbuch überein. Von 13 Prüfpunkten wurden 13 geprüft, alle ohne Beanstandung. Es gab keinen Anlass zu Beanstandungen. Wir empfehlen der Mitgliederversammlung, den Vorstand zu entlasten.“

Und mit einem Mangel:

„... 12 von 13 Punkten waren ohne Beanstandung. Bei einem Punkt haben wir Mängel festgestellt: Zur Buchung B-031 (Hallenmiete Oktober, 240,00 €) liegt keine Rechnung vor, nur der Kontoauszug. Die Rechnung ist beim Vermieter nachzufordern. Wir empfehlen die Entlastung des Vorstands nach Klärung dieses Mangels.“

Drei Regeln dafür:

• Nichts beschönigen. „Keinen Anlass zu Beanstandungen“ schreibt ihr nur, wenn ihr alle Punkte geprüft habt und alle in Ordnung waren. Habt ihr etwas nicht geprüft, sagt der Bericht das.
• Mängel konkret. Belegnummer, Betrag, was fehlt, was zu tun ist.
• Empfehlung, kein Beschluss. Ihr empfehlt die Entlastung, die Entlastung nach Klärung der Mängel oder keine Entlastung. Beschließen tut die Mitgliederversammlung.

Was passiert, wenn die Kasse nicht stimmt?

Erst einmal nichts Dramatisches. Eine Differenz von 12,50 Euro in der Barkasse ist ein Mangel, der ins Protokoll gehört, mit dem Hinweis, dass die Kassenwartin die Ursache sucht. Fehlt ein Beleg, wird er nachgefordert oder durch einen Eigenbeleg ersetzt. Erst wenn Belege in größerem Umfang fehlen, Zahlungen ohne Grundlage geleistet wurden oder sich die Bestände nicht erklären lassen, empfehlt ihr, die Entlastung zurückzustellen. Dann klärt der Vorstand, und die Versammlung entscheidet.

Wichtig für den Ton: Kassenprüfer stellen fest, sie klagen nicht an. Wer das Protokoll sachlich schreibt, bekommt beim nächsten Mal auch wieder alle Unterlagen.

Welche Vorlage hilft beim Protokoll und Bericht?

Für die Vereinskasse gibt es Vereinskasse 2026, dort steckt die Kassenprüfung als Blatt in der Kassenbuch-Datei. Wer nur prüft und das Kassenbuch nicht selbst führt, braucht nicht das ganze Paket. Dafür habe ich das Protokoll und den Bericht als eigene Vorlage gebaut: Kassenprüfung im Verein: Protokoll + Prüfbericht, 7 Euro, einmal bezahlen, kein Abo.

Drei Blätter: Start mit Verein, Zeitraum, Datum und Namen. Prüfprotokoll mit den Beständen, den 13 Prüfpunkten und einem Feld für die Mängel. Prüfbericht, der sich aus dem Protokoll selbst schreibt, inklusive der Sätze von oben, und bei dem ihr nur noch die Empfehlung auswählt. Passt die Empfehlung nicht zu den Mängeln, zeigt die Datei einen Hinweis. Ein Beispielverein mit einem eingetragenen Mangel liegt bei, damit ihr seht, wie der Bericht dann klingt.

Die Grenzen vorab: Getestet mit Excel 365 und Google Sheets, nicht mit Apple Numbers, LibreOffice oder der Excel-App auf dem Handy. In Google Sheets greift der Formelschutz nicht, die grauen Felder dort nicht überschreiben. Die 13 Punkte sind ein Vorschlag aus der Praxis, eure Satzung geht vor. Technische Vorlage, keine Rechts- oder Steuerberatung.

Alle Vorlagen für Vereine und kleine Betriebe findest du auf der Seite Belegfluss, Abschnitt Vorlagen. Wie das Kassenbuch selbst geführt wird, steht im Artikel Kassenbuch Verein: Vorlage, Kassenbericht, Kassenprüfung.

Häufige Fragen

Ist eine Kassenprüfung im Verein Pflicht?

Das Gesetz schreibt sie nicht vor. Ob, wie oft und durch wen geprüft wird, regelt die Satzung. Die meisten Satzungen sehen eine jährliche Prüfung vor der Mitgliederversammlung vor.

Dürfen Vorstandsmitglieder die Kasse prüfen?

Die meisten Satzungen schließen das aus, weil der Vorstand sich sonst selbst prüfen würde. Steht nichts in der Satzung, sollte die Versammlung trotzdem Mitglieder wählen, die nicht im Vorstand sind.

Was ist der Unterschied zwischen Prüfprotokoll und Prüfbericht?

Das Protokoll ist die ausführliche Arbeitsgrundlage mit allen Prüfpunkten und Bemerkungen. Der Bericht ist die kurze Zusammenfassung, die in der Versammlung vorgetragen wird. Der Bericht entsteht aus dem Protokoll.

Müssen die Kassenprüfer die Entlastung empfehlen?

Nein. Sie können die Entlastung empfehlen, sie nach Klärung von Mängeln empfehlen oder nicht empfehlen. Entscheiden tut die Mitgliederversammlung.

Wie lange müssen Prüfprotokolle aufbewahrt werden?

Das Protokoll gehört zu den Vereinsunterlagen. Für Bücher und Aufzeichnungen gelten zehn Jahre, für Buchungsbelege acht Jahre, für übrige Unterlagen sechs Jahre (§ 147 AO). Am einfachsten: alles zehn Jahre zum jeweiligen Jahr heften.

Was ist, wenn die Kassenwartin die Unterlagen nicht herausgibt?

Der Vorstand ist dem Verein gegenüber zur Rechenschaft verpflichtet, dazu gehört die Vorlage der Belege (§ 27 Abs. 3, § 666, § 259 BGB). Sprecht zuerst den Vorstand an. Bleibt es dabei, ist das ein Fall für die Mitgliederversammlung, nicht für die Kassenprüfer allein.

Allgemeine Information, keine Steuerberatung im Einzelfall.