XRechnung öffnen: so geht's

Warum sieht meine Rechnung aus wie Code?

Seit dem 1. Januar 2025 müssen Unternehmen in Deutschland E-Rechnungen von anderen Unternehmen empfangen können. Das gilt auch für kleine Betriebe und Kleinunternehmer, ein normales E-Mail-Postfach reicht dafür aus. Ausgenommen sind Rechnungen bis 250 Euro und Fahrkarten. Die dürfen weiterhin als Papier oder PDF kommen. Eine E-Rechnung ist kein PDF, sondern ein strukturierter Datensatz, den ein Programm ohne Abtippen weiterverarbeiten kann.

In Deutschland sind vor allem zwei Formate verbreitet:

• XRechnung: eine reine XML-Datei. Ohne passendes Programm siehst du Tags wie <cbc:ID> oder <ram:ID> statt einer Rechnung.
• ZUGFeRD: ein PDF, in dem die Rechnungsdaten als XML eingebettet sind. Das PDF kannst du ganz normal ansehen, die Daten stecken unsichtbar darin. Als E-Rechnung zählt es erst ab Version 2.0.1, und nicht in den Profilen MINIMUM und BASIC-WL.

Wenn also eine Datei mit der Endung .xml im Postfach landet und beim Öffnen nur Code zeigt, ist nichts kaputt. So sieht das Format aus.

So machst du eine XRechnung lesbar

1. Datei nicht wegklicken. Speichere die XML-Datei so, wie sie angekommen ist. Den Inhalt änderst du nie.
2. Anzeigeprogramm nutzen. Es gibt kostenlose Anzeigeprogramme, die eine XRechnung wie ein normales Dokument darstellen. Manche können sie auch als PDF speichern, zum Lesen und Weitergeben.
3. Im eigenen Programm nachsehen. Viele Rechnungs- und Buchhaltungsprogramme können E-Rechnungen inzwischen selbst öffnen. Prüfe, ob deins das schon kann, bevor du etwas Neues installierst.
4. Mit der Kanzlei abstimmen. Frag deine Steuerkanzlei, auf welchem Weg sie die E-Rechnungen von dir bekommen möchte. Oft geht das automatisch.

Was du aufbewahren musst

Bei einer E-Rechnung ist die XML-Datei das Original. Ein PDF, das du dir daraus erzeugst, ist nur eine Lesehilfe. Bei ZUGFeRD gilt: Weichen PDF und eingebettete Daten voneinander ab, zählen die Daten. Deshalb gehört die Original-Datei in deine Ablage, unverändert. Rechnungen musst du in der Regel acht Jahre aufbewahren. Ob für dich Besonderheiten gelten, klärt deine Kanzlei.

Teste es, bevor es ernst wird

Mein Rat: Warte nicht auf die erste echte E-Rechnung. Bitte einen Lieferanten, dir eine Rechnung als XRechnung oder ZUGFeRD zu schicken, und probier aus, ob du sie öffnen, lesen und ablegen kannst. Dann weißt du in zehn Minuten, ob dein Ablauf trägt.

Häufige Fragen

Muss ich als Kleinunternehmer E-Rechnungen empfangen können?

Ja. Die Pflicht zum Empfang gilt für alle Unternehmen, auch für Kleinunternehmer. Ein normales E-Mail-Postfach reicht dafür aus. Als Kleinunternehmer musst du selbst keine E-Rechnungen schreiben. Für alle anderen gelten beim Versand Übergangsfristen bis Ende 2026 oder 2027.

Reicht es, die XRechnung auszudrucken?

Nein. Ein Ausdruck ersetzt nicht die Original-Datei. Die XML-Datei muss aufbewahrt werden.

Brauche ich dafür ein teures Programm?

Nein. Zum Lesen reicht ein kostenloses Anzeigeprogramm oder dein vorhandenes Rechnungsprogramm.

Allgemeine Information, keine Steuerberatung im Einzelfall.