Papierrechnungen scannen: ein Ablauf, der hält

Warum Papier immer noch ein Thema ist

Die E-Rechnung kommt, aber Papier verschwindet nicht über Nacht. Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro brutto dürfen weiter auf Papier kommen, und in der Übergangszeit schicken manche Lieferanten noch Briefe. Wenn diese Rechnungen einen anderen Weg nehmen als die digitalen, gehen sie unter.

Schritt 1: Ein Eingangsfach

Jede Papierrechnung landet an genau einer Stelle. Ein Fach oder eine Ablage mit der Aufschrift „Zu scannen“ genügt. Nicht in der Jackentasche, nicht im Auto, nicht auf dem Schreibtisch der Kollegin.

Schritt 2: Ein fester Scantermin

Scanne nicht zwischendurch, sondern zu einem festen Termin, zum Beispiel jeden Freitag. Achte dabei auf drei Dinge:

• Vollständig: jede Seite, auch die Rückseite, wenn dort etwas steht.
• Lesbar: gerade, scharf, nichts abgeschnitten.
• Unverändert: Der Scan zeigt die Rechnung so, wie sie ist. Nichts wegschneiden, nichts übermalen, keine Notizen nachträglich ins Bild.

Ob Scanner oder Handy, ist dabei zweitrangig. Wichtig ist, dass das Ergebnis jedes Mal so aussieht.

Schritt 3: Benennen wie jede andere Rechnung

Gib dem Scan sofort einen Namen nach demselben Muster wie deinen digitalen Rechnungen, zum Beispiel JJJJ-MM-TT_Lieferant_Rechnungsnummer_Betrag. Wie dieses Muster aufgebaut ist, zeige ich in Belege benennen und ablegen: ein einfaches System. Ein eigenes Muster nur für Scans brauchst du nicht.

Schritt 4: Ein Ablageort

Der Scan kommt in denselben Monatsordner wie alle anderen Belege. Kein Extra-Ordner „Scans“. So findest du eine Rechnung über das Datum, egal ob sie per Post, per Mail oder als XRechnung kam.

Schritt 5: Übergabe an die Kanzlei

Gescannte Belege gehen auf demselben Weg zur Kanzlei wie die digitalen. Frag nach, welchen Upload-Weg sie nutzt, und hak den Stapel dann jede Woche ab.

Und das Papier danach?

Die Abgabenordnung erlaubt grundsätzlich, Buchungsbelege als Bild aufzubewahren, wenn die Wiedergabe mit dem Original bildlich übereinstimmt. Die GoBD verlangen dafür einen festgelegten Ablauf, der beschrieben ist. Ausführlich beschreibt das Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik in seiner Technischen Richtlinie TR-03138 (RESISCAN), worauf es beim ersetzenden Scannen ankommt.

Ob du in deinem Fall das Papier danach vernichten darfst, klärt deine Kanzlei. Mein Rat: Bis das geklärt ist, legst du die Originale nach dem Scan einfach monatsweise in einen Karton. Das kostet nichts und hält dir alle Wege offen.

Häufige Fragen

Reicht ein Foto mit dem Handy?

Die GoBD lassen ausdrücklich auch das Fotografieren mit mobilen Geräten zu. Entscheidend ist, dass das Bild vollständig, lesbar und unverändert ist. Wie dein Ablauf genau aussieht, stimmst du am besten mit deiner Kanzlei ab.

Wie oft sollte ich scannen?

Einmal pro Woche zu einem festen Termin ist eine einfache Regel. Wichtiger als der Rhythmus ist, dass du ihn einhältst.

Darf ich die Papierrechnung nach dem Scannen wegwerfen?

Das lässt sich nicht pauschal beantworten. Manche Unterlagen müssen im Original bleiben, und es braucht einen beschriebenen Ablauf. Das klärt deine Kanzlei.

Allgemeine Information, keine Steuerberatung im Einzelfall.