Eigene E-Mail-Adresse für Rechnungen: so richtest du sie ein

Warum eine eigene Adresse so viel bringt

In vielen kleinen Betrieben kommen Rechnungen überall an: im Postfach der Chefin, bei der Buchhaltung, in der Info-Adresse, manchmal per Post. Jede zusätzliche Stelle ist eine Stelle, an der etwas liegen bleibt. Spätestens wenn die Kanzlei nach fehlenden Belegen fragt, beginnt die Suche.

Dazu kommt die E-Rechnung. Seit dem 1. Januar 2025 müssen Unternehmen in Deutschland E-Rechnungen von anderen Unternehmen empfangen können, auch Kleinunternehmer. Laut Bundesfinanzministerium reicht dafür ein E-Mail-Postfach. Eine eigene Rechnungsadresse ist also kein Muss, aber der einfachste Weg, den Empfang im Griff zu haben.

So richtest du die Adresse ein

1. Adresse anlegen. Bei deinem Mail-Anbieter legst du eine zusätzliche Adresse an, entweder als eigenes Postfach oder als Weiterleitung. Ein eigenes Postfach ist übersichtlicher, weil dort nur Rechnungen liegen.
2. Namen klar wählen. rechnungen@ oder buchhaltung@ versteht jeder. Vermeide Namen von Personen, denn Personen wechseln.
3. Zugriff regeln. Leg fest, wer das Postfach liest. Und bestimme eine Vertretung, die Zugang hat, wenn die zuständige Person krank oder im Urlaub ist.
4. Lieferanten informieren. Eine kurze Rundmail genügt, die Vorlage findest du unten.
5. Überall hinterlegen. Schreib die Adresse in deine Bestellformulare, Kundenkonten bei Lieferanten und deine Stammdaten, damit neue Lieferanten sie gleich richtig übernehmen.

Vorlage: Rundmail an deine Lieferanten

Betreff: Neue Adresse für Rechnungen

Guten Tag,

bitte schicken Sie Rechnungen an uns ab sofort nur noch an rechnungen@deinefirma.de. Das gilt auch für E-Rechnungen im Format XRechnung oder ZUGFeRD.

Bitte hinterlegen Sie die Adresse in Ihren Stammdaten. Für alle anderen Anliegen erreichen Sie uns weiter wie gewohnt.

Vielen Dank und freundliche Grüße

Was im Rechnungspostfach passiert

Das Postfach ist der Eingang, nicht das Archiv. Die Rechnung im Anhang gehört in deine feste Ablage, und zwar im Format, in dem sie angekommen ist. Bei einer XRechnung ist das die XML-Datei, bei ZUGFeRD das PDF mit den eingebetteten Daten. Dient die E-Mail nur als Transportweg und enthält selbst nichts Steuerrelevantes, musst du sie laut GoBD nicht zusätzlich aufbewahren. Wie das mit der Ablage geht, zeige ich in Belege benennen und ablegen: ein einfaches System. Und wenn eine Rechnung als unlesbare XML-Datei ankommt: So öffnest du eine XRechnung.

Mein Rat: Schau einmal pro Woche zu einem festen Termin in das Postfach. Was dort liegt, wird abgelegt oder weitergeleitet. Dann bleibt nichts liegen.

Häufige Fragen

Muss ich eine eigene Rechnungsadresse haben?

Nein. Vorgeschrieben ist nur, dass du E-Rechnungen empfangen kannst, und dafür reicht ein normales E-Mail-Postfach. Eine eigene Adresse macht den Empfang aber deutlich übersichtlicher.

Postfach oder Weiterleitung?

Beides geht. Mit einer Weiterleitung landen Rechnungen wieder zwischen anderen Mails. Ein eigenes Postfach hält sie getrennt und lässt sich leichter an eine Vertretung übergeben.

Was ist mit Rechnungen, die per Post kommen?

Die kommen weiterhin vor, zum Beispiel bei Kleinbeträgen bis 250 Euro. Außerdem dürfen Lieferanten in einer Übergangszeit noch Papier schicken oder, mit deiner Zustimmung, ein einfaches PDF: allgemein bis Ende 2026, Lieferanten mit höchstens 800.000 Euro Vorjahresumsatz bis Ende 2027. Papierrechnungen scannst du und legst sie in dieselbe Ablage wie die digitalen. Ob du das Papier danach wegwerfen darfst, klärt deine Kanzlei.

Allgemeine Information, keine Steuerberatung im Einzelfall.