Kassenbuch für Kleinunternehmer: Vorlage und EÜR-Vorbereitung

Brauchst du als Kleinunternehmer überhaupt ein Kassenbuch?

Zwei Begriffe, die oft durcheinandergehen: „Kleinunternehmer“ ist ein Begriff aus dem Umsatzsteuergesetz (§ 19 UStG) und bedeutet, dass du keine Umsatzsteuer ausweist. „Kleingewerbe“ ist kein Rechtsbegriff, so nennen viele einen kleinen Betrieb ohne Handelsregister. Beide ermitteln ihren Gewinn meist als Einnahmenüberschussrechnung, kurz EÜR.

Die EÜR darf nutzen, wer nicht nach dem Gesetz Bücher führen muss und es auch nicht freiwillig tut. Der Gewinn ist dann der Überschuss der Betriebseinnahmen über die Betriebsausgaben (§ 4 Abs. 3 EStG). Eine Buchführungspflicht nach § 141 AO entsteht für gewerbliche Unternehmer erst, wenn das Finanzamt feststellt, dass der Umsatz 800.000 Euro oder der Gewinn 80.000 Euro im Jahr überschritten hat. Freiberufler sind davon ganz ausgenommen.

Keine Buchführung heißt aber nicht keine Aufzeichnung. Die Abgabenordnung verlangt, dass Aufzeichnungen einzeln, vollständig, richtig, zeitgerecht und geordnet geführt werden, und dass Kasseneinnahmen und Kassenausgaben täglich festgehalten werden (§ 146 Abs. 1 AO). Wer Bargeld einnimmt oder ausgibt, braucht also eine Form von Kassenbuch. Wer nur über das Konto arbeitet, braucht trotzdem eine geordnete Liste der Einnahmen und Ausgaben, sonst steht die Kanzlei im Frühjahr vor einem Stapel Kontoauszüge.

Was muss in jede Zeile?

Ein Kassenbuch ist kein Hexenwerk. Pro Buchung:

• das Datum der Zahlung,
• eine fortlaufende Belegnummer,
• ein Text, aus dem der Zweck hervorgeht („Druckerpapier Bürobedarf“ statt „Einkauf“),
• der Betrag als Einnahme oder Ausgabe, brutto, wie er auf dem Beleg steht,
• eine Kategorie, die später zur Zeile in der Anlage EÜR führt,
• und der laufende Bestand.

Dazu gehört immer ein Beleg. Bis 250 Euro reicht eine Kleinbetragsrechnung mit Name und Anschrift des Verkäufers, Datum, Menge und Art, Betrag und Steuersatz (§ 33 UStDV). Darüber braucht es eine vollständige Rechnung mit deinem Namen und deiner Anschrift. Bei Bewirtung schreibst du Anlass und Teilnehmer auf den Beleg, bei Geschenken den Empfänger.

Kasse und Bank: getrennt führen

Führe die Barkasse und das Geschäftskonto auf zwei Blättern. Die Barkasse kann nie im Minus sein. Steht sie trotzdem dort, fehlt eine Einnahme oder die Reihenfolge stimmt nicht. Das Konto darf im Minus sein, der Bestand muss aber mit dem Kontoauszug übereinstimmen.

Geld zwischen Kasse und Bank, also Bargeld abheben oder einzahlen, ist weder Einnahme noch Ausgabe. Du buchst es zweimal: einmal als Abgang beim einen Konto, einmal als Zugang beim anderen, mit derselben Belegnummer. Am Jahresende müssen diese Beträge gegeneinander aufgehen.

Privatentnahmen und Privateinlagen gehören ins Kassenbuch, aber nicht in die EÜR. Sie bekommen eine eigene Kategorie, damit die Kanzlei sie erkennt.

Belegnummer und Dateiname

Eine Nummernreihe für das ganze Jahr, Kasse und Bank zusammen: 2026-0001, 2026-0002 und so weiter. Die Nummer kommt auf den Beleg, und der Beleg wird als Datei so benannt, dass du ihn in einer Minute wiederfindest: Datum vorne, dann Lieferant, Rechnungsnummer, Betrag, keine Umlaute. Zum Beispiel 2026-03-19_Steuerkanzlei-Beispiel_RE-4711_350-00.pdf. Ein Ordner je Jahr und Monat, fertig.

Wie das System mit Eingangsadresse, Ordnerbaum und Übergabe an die Kanzlei im Ganzen aussieht, steht im Artikel Belege benennen und ablegen: ein System mit vier Teilen. Für Rechnungen per E-Mail hilft eine eigene Adresse nur für Rechnungen.

Kategorien, die zur Anlage EÜR passen

Der Trick, mit dem das Jahresende leicht wird: Jede Kategorie im Kassenbuch bekommt die Zeile der Anlage EÜR, in die sie am Ende gehört. Dann liefert die Jahresübersicht die Summen genau so, wie die Kanzlei sie braucht.

Für Kleinunternehmer ist das besonders einfach, weil alle Betriebseinnahmen in eine Zeile wandern (Zeile 12 der Anlage EÜR 2026, laut BMF-Anleitung zur Anlage EÜR). Bei den Ausgaben gibt es mehr Zeilen: Waren, Fremdleistungen, Miete, Telefon, Bürobedarf, Fortbildung, Versicherungen, Fahrtkosten, Bewirtung, Geschenke und so weiter.

Drei Grenzen, die beim Kategorisieren helfen:

• Anlagevermögen: Ein Laptop oder eine Maschine über 800 Euro netto ist keine Ausgabe, die sofort abgezogen wird, sondern kommt ins Anlagenverzeichnis und wird über die Nutzungsdauer verteilt. Bis 800 Euro netto darf das Wirtschaftsgut sofort abgezogen werden, ab 250 Euro muss es in ein laufend geführtes Verzeichnis (§ 6 Abs. 2 EStG). Im Kassenbuch bekommt der Kauf deshalb eine eigene Kategorie.
• Bewirtung: Nur 70 Prozent der angemessenen Kosten sind abziehbar, und du musst Ort, Tag, Teilnehmer und Anlass festhalten (§ 4 Abs. 5 Satz 1 Nr. 2 EStG). Im Kassenbuch buchst du den vollen Betrag, die Kürzung macht die Kanzlei.
• Geschenke an Geschäftspartner: abziehbar nur bis 50 Euro je Empfänger und Jahr (§ 4 Abs. 5 Satz 1 Nr. 1 EStG). Empfänger notieren.

Achtung beim Abgleich mit alten Vorlagen: Die Anlage EÜR 2026 hat bei den Ausgaben eine neue Zeile dazwischen bekommen, ab „Bezogene Fremdleistungen“ liegen alle Zeilennummern um eins höher als 2025. Eine Vorlage von 2025 führt dich also in die falsche Zeile.

Die Kleinunternehmergrenze im Blick behalten

Kleinunternehmer bist du, wenn dein Gesamtumsatz im Vorjahr 25.000 Euro nicht überschritten hat und im laufenden Jahr 100.000 Euro nicht überschreitet (§ 19 Abs. 1 UStG, Stand 2026). Gezählt wird, was du tatsächlich eingenommen hast. Verkäufe von Anlagevermögen zählen nicht mit, bestimmte steuerfreie Umsätze wie Heilbehandlungen oder Unterricht auch nicht (§ 19 Abs. 2 UStG).

Zwei Dinge, die viele erst merken, wenn es zu spät ist:

1. Überschreitest du im laufenden Jahr die 100.000 Euro, unterliegt schon der Umsatz, mit dem du die Grenze überschreitest, der Regelbesteuerung. Es gibt keine Schonfrist bis zum Jahresende. So steht es in der BMF-Anleitung zur Anlage EÜR 2026.
2. Liegst du am Jahresende über 25.000 Euro, bist du im nächsten Jahr kein Kleinunternehmer mehr, und zwar vom 1. Januar an. Deine Rechnungen müssen dann Umsatzsteuer ausweisen.

Deshalb lohnt es sich, den laufenden Umsatz monatlich gegen beide Grenzen zu halten, am besten mit einer Hochrechnung aufs Jahr. Wer freiwillig auf die Kleinunternehmerregelung verzichtet, ist daran mindestens fünf Kalenderjahre gebunden (§ 19 Abs. 3 UStG). Ob und ab wann du Umsatzsteuer ausweisen musst, klärst du mit deiner Kanzlei.

Monatsende und Jahresende

Zum Monatsende zählst du das Bargeld und vergleichst es mit dem Kassenbuch, prüfst den Kontostand gegen den Auszug und legst einen Ausdruck oder ein PDF des Monats zu den Belegen. Fehlende Belege forderst du jetzt nach, nicht im Frühjahr.

Zum Jahresende bekommt die Kanzlei: das Kassenbuch, die Jahresübersicht nach EÜR-Zeilen, die Belege, die Kontoauszüge, das Anlagenverzeichnis, die Liste der Privatentnahmen und Einlagen und die Angaben, die nicht im Kassenbuch stehen, etwa Homeoffice-Tage oder private Fahrten mit dem Betriebswagen. Die Anlage EÜR selbst wird elektronisch nach amtlich vorgeschriebenem Datensatz übermittelt (§ 60 Abs. 4 EStDV), das macht die Kanzlei oder du über ELSTER.

Excel-Vorlage oder Software?

Eine Tabelle hat eine Schwäche: Sie protokolliert keine Änderungen. Die Abgabenordnung verlangt aber, dass eine Buchung nicht so verändert wird, dass der ursprüngliche Inhalt nicht mehr feststellbar ist (§ 146 Abs. 4 AO). Deshalb verspreche ich für keine Tabelle, dass sie „GoBD-konform“ ist. Was du tun kannst: Bargeld täglich eintragen, Belege lückenlos nummerieren, jeden Monat einen Ausdruck oder ein PDF ablegen und Fehler nicht überschreiben, sondern mit einer Korrekturzeile buchen.

Für wen die Tabelle nicht reicht: Wer eine elektronische Registrierkasse oder ein Kassensystem nutzt, braucht eine zertifizierte Sicherheitseinrichtung und eigene Auswertungen. Wer viele Barverkäufe an Laufkundschaft hat, braucht zusätzlich tägliche Kassenberichte mit Zählprotokoll. Wer bilanziert, braucht ein Buchhaltungsprogramm. Für Solo-Selbstständige, Freiberufler und Kleingewerbe mit einer Barkasse und einem Konto ist eine gut gebaute Tabelle dagegen oft die ehrlichere Wahl als eine Software, die niemand pflegt.

Welche Kassenbuch-Vorlage passt zu dir?

Prüf bei jeder Vorlage, ob sie Kasse und Bank trennt, ob die Kategorien eine EÜR-Zeile haben, ob sie fehlende Angaben und doppelte Belegnummern meldet und ob sie für dein Programm gebaut ist. Viele Vorlagen sind reine Listen ohne Formeln, dann ist die Jahresübersicht wieder Handarbeit.

Für genau diese Lücke habe ich Kassenbuch Kleinbetrieb 2026 gebaut, 19 Euro, einmal bezahlen, kein Abo, keine Makros. Sieben Blätter: Start, Kategorien mit den EÜR-Zeilen 2026, Kasse und Bank mit je 1.000 Zeilen, Monatsübersicht, Jahresübersicht mit einer Übergabeliste für die Kanzlei und eine Umsatz-Ampel, die den Umsatz gegen 25.000 und 100.000 Euro hält, mit Hochrechnung. Die Belegnummern zählt die Datei selbst, Prüfhinweise melden fehlende Angaben, doppelte Nummern und eine Kasse im Minus. Ein Beispielbetrieb mit 70 Buchungen liegt bei.

Die Grenzen vorab: Getestet mit Excel 365 und Google Sheets, nicht mit Apple Numbers, LibreOffice oder der Excel-App auf dem Handy. In Google Sheets greift der Formelschutz nicht. Beträge werden brutto geführt, Netto und Umsatzsteuer trennt die Kanzlei. Nicht für Betriebe mit Registrierkasse oder Kassensystem, nicht für Bilanzierer. Die Zuordnung zu den EÜR-Zeilen ist ein Vorschlag, die Anlage EÜR macht deine Kanzlei. Technische Vorlage, keine Steuerberatung.

Wenn du die Belege nicht nur eintragen, sondern den ganzen Weg von der Rechnungsadresse bis zur Übergabe an die Kanzlei einmal sauber eingerichtet haben willst, ist das der Belegfluss-Service. Die Vorlage ist das Kassenbuch dazu.

Häufige Fragen

Muss ich als Kleinunternehmer ein Kassenbuch führen?

Wenn du Bargeld einnimmst oder ausgibst, ja: Kasseneinnahmen und Kassenausgaben sind täglich festzuhalten (§ 146 Abs. 1 AO). Arbeitest du nur über das Konto, brauchst du trotzdem eine vollständige und geordnete Aufzeichnung aller Einnahmen und Ausgaben für die EÜR.

Reicht eine Excel-Tabelle als Kassenbuch?

Für viele Kleinbetriebe mit Barkasse und einem Konto ja, wenn du Bargeld täglich einträgst, Belege lückenlos nummerierst, monatlich einen Ausdruck ablegst und Fehler per Korrekturzeile statt durch Überschreiben behebst. Eine Tabelle protokolliert keine Änderungen, deshalb ist sie nicht „GoBD-konform“ im strengen Sinn. Was deine Kanzlei für deinen Betrieb verlangt, klärst du mit ihr.

Was ist der Unterschied zwischen Kassenbuch und EÜR?

Das Kassenbuch ist die laufende Liste aller Zahlungen. Die EÜR ist die Gewinnermittlung am Jahresende: Betriebseinnahmen minus Betriebsausgaben, nach den Zeilen der Anlage EÜR. Ein gutes Kassenbuch liefert die Summen für die EÜR, ist aber nicht die EÜR.

Wie lange muss ich Kassenbuch und Belege aufbewahren?

Bücher und Aufzeichnungen zehn Jahre, Buchungsbelege acht Jahre, übrige Unterlagen sechs Jahre, jeweils ab Ende des Kalenderjahres (§ 147 AO). Am einfachsten: alles zehn Jahre.

Muss ich als Kleinunternehmer Umsatzsteuer im Kassenbuch trennen?

Nein. Als Kleinunternehmer weist du keine Umsatzsteuer aus und ziehst keine Vorsteuer, du buchst die Beträge, wie sie auf Beleg und Kontoauszug stehen. Bei Regelbesteuerung trägst du ebenfalls brutto ein, die Kanzlei trennt Netto, Umsatzsteuer und Vorsteuer aus den Belegen.

Was passiert, wenn ich die 25.000 Euro überschreite?

Dann bist du im folgenden Jahr kein Kleinunternehmer mehr und musst ab dem 1. Januar Umsatzsteuer ausweisen. Überschreitest du im laufenden Jahr die 100.000 Euro, gilt die Regelbesteuerung schon für den Umsatz, mit dem du die Grenze überschreitest. Beides besprichst du rechtzeitig mit deiner Kanzlei.

Allgemeine Information, keine Steuerberatung im Einzelfall.