ZUGFeRD oder XRechnung: welches Format bekommst du gerade?

Zwei Formate, beide gültig

Seit dem 1. Januar 2025 müssen Unternehmen in Deutschland E-Rechnungen empfangen können. Eine E-Rechnung ist ein strukturierter Datensatz nach der europäischen Norm EN 16931. Üblich sind zwei Formate, und laut Bundesfinanzministerium erfüllen beide die Vorgaben: XRechnung und ZUGFeRD ab Version 2.0.1. Welches kommt, entscheidet in der Regel der Absender. Du solltest also mit beiden umgehen können.

So erkennst du, was du bekommen hast

Im Anhang liegt nur eine .xml-Datei. Das ist in aller Regel eine XRechnung. Beim Doppelklick siehst du Code statt einer Rechnung. Das ist normal, die Datei ist nicht kaputt. Wie du sie lesbar machst, zeige ich in XRechnung öffnen: so geht's.

Im Anhang liegt ein PDF, und darin steckt eine Datei. Schau im PDF-Programm in die Dateianhänge des Dokuments, oft über das Büroklammer-Symbol. Liegt dort eine XML-Datei, oft mit dem Namen factur-x.xml, ist es ZUGFeRD. Du siehst eine normale Rechnung, die Daten stecken unsichtbar darin.

Im Anhang liegt ein PDF ohne eingebettete Datei. Dann ist es keine E-Rechnung, sondern eine sonstige Rechnung, auch wenn „E-Rechnung“ draufsteht. In der Übergangszeit ist das noch erlaubt, wenn du zustimmst: allgemein bis Ende 2026, bei Lieferanten mit höchstens 800.000 Euro Vorjahresumsatz bis Ende 2027. Dauerhaft ausgenommen sind zum Beispiel Rechnungen bis 250 Euro brutto.

Ein Haken bei ZUGFeRD: Die einfachsten Stufen, die Profile MINIMUM und BASIC WL, zählen nicht als E-Rechnung. Manche Anzeigeprogramme zeigen das Profil an. Steht dort eines davon, frag beim Lieferanten nach.

Was du mit welchem Format tust

• XRechnung lesen: mit einem Anzeigeprogramm. Dafür musst du nichts kaufen. Auch die Finanzverwaltung bietet über ELSTER einen kostenlosen E-Rechnungsviewer an.
• ZUGFeRD lesen: wie jedes PDF. Wichtig ist aber, was in den Daten steht. Weichen sichtbares PDF und Daten voneinander ab, gelten die Daten.
• XRechnung ablegen: die XML-Datei, unverändert. Ein PDF, das du dir daraus erzeugst, ist nur eine Lesehilfe.
• ZUGFeRD ablegen: das PDF so, wie es kam. Speichere es nicht über „Drucken als PDF“ neu, sonst geht die eingebettete Datei meist verloren.

Ablage: Der strukturierte Teil ist das Original

Bei einer E-Rechnung ist der Datenteil das, was zählt. Laut den GoBD in der Fassung vom Juli 2025 reicht es grundsätzlich, diesen strukturierten Teil aufzubewahren. Das Bild brauchst du nur zusätzlich, wenn es weitere steuerlich wichtige Angaben enthält.

Mein Rat: Überleg das nicht bei jeder Rechnung neu. Leg jede Datei unverändert so ab, wie sie angekommen ist. Dann sind Daten und, bei ZUGFeRD, auch das Bild immer dabei. Wie du Dateien sinnvoll benennst und ablegst, steht in Belege benennen und ablegen: ein einfaches System.

Häufige Fragen

Kann ich mir aussuchen, welches Format ich bekomme?

Du kannst deinen Lieferanten darum bitten, zum Beispiel um ZUGFeRD, weil du das ohne Zusatzprogramm lesen kannst. Beide Formate sind aber zulässig. Richte dich deshalb so ein, dass du beide öffnen und ablegen kannst.

Ist XRechnung besser als ZUGFeRD?

Nein, steuerlich sind beide gleichwertig. XRechnung enthält nur Daten. ZUGFeRD enthält dieselbe Art von Daten und zusätzlich eine Ansicht für Menschen. Für dich zählt, dass du die Rechnung lesen und unverändert ablegen kannst.

Reicht es, nur das sichtbare PDF einer ZUGFeRD-Rechnung abzulegen?

Nicht, wenn du dabei die eingebettete Datei verlierst. Leg die Originaldatei ab, die du bekommen hast, dann sind die Daten dabei. Ob für dich Besonderheiten bei der Aufbewahrung gelten, klärt deine Kanzlei.

Allgemeine Information, keine Steuerberatung im Einzelfall.