E-Rechnung schreiben als Kleinbetrieb: was dein Rechnungsprogramm können muss

Die Fristen im Überblick

Das betrifft Rechnungen an andere Unternehmen im Inland. Rechnungen an Privatkunden sind nicht betroffen. Für den Versand gelten Übergangsfristen:

• Bis Ende 2026 dürfen alle Unternehmen noch Papierrechnungen schreiben, oder mit Zustimmung des Kunden ein einfaches PDF.
• 2027 gilt das nur noch, wenn dein eigener Gesamtumsatz als Rechnungsaussteller im Vorjahr höchstens 800.000 Euro betrug. Auf den Umsatz deines Kunden kommt es dabei nicht an.
• Ab 2028 ist zwischen inländischen Unternehmen die E-Rechnung die Regel.

Dauerhaft ausgenommen sind unter anderem Rechnungen bis 250 Euro brutto und Rechnungen von Kleinunternehmern. Mehr dazu in den Fragen unten. Ob und ab wann die Pflicht für dich gilt, beurteilt deine Kanzlei.

Was dein Rechnungsprogramm können muss

1. Das richtige Format erzeugen. XRechnung oder ZUGFeRD ab Version 2.0.1, aber nicht in den Profilen MINIMUM oder BASIC WL. Diese beiden zählen nicht als E-Rechnung. Was die Formate unterscheidet, steht in ZUGFeRD oder XRechnung: welches Format bekommst du gerade?
2. Alle Pflichtangaben in den Daten führen. Name, Anschrift, Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer, Leistung, Steuersatz und so weiter müssen im strukturierten Teil stehen, nicht nur im sichtbaren PDF oder in einer Anlage.
3. Vor dem Versand prüfen. Eine Datei mit Formatfehlern gilt nicht als E-Rechnung. Das Bundesfinanzministerium empfiehlt deshalb, E-Rechnungen schon beim Erstellen und Versenden zu prüfen. Das Prüfprotokoll hebst du am besten mit auf.
4. Korrekturen als E-Rechnung schreiben. Gilt für eine Rechnung die E-Rechnung-Pflicht, muss auch ihre Berichtigung als E-Rechnung kommen.
5. Das Doppel sichern. Jede ausgehende Rechnung bewahrst du in der Regel acht Jahre auf. Das Programm sollte die versendete Datei unverändert speichern.
6. Das Feld für die Käuferreferenz füllen. Eine XRechnung verlangt hier eine Angabe. Zwischen Unternehmen reicht laut BMF ein Platzhalter wie „-“. Eine Leitweg-ID brauchst du nur bei Rechnungen an Behörden.

Verschicken darfst du die E-Rechnung ganz normal per E-Mail.

Prüfen mit dem Werkzeug der Verwaltung

Die XRechnung wird von der Koordinierungsstelle für IT-Standards (KoSIT) entwickelt, einer öffentlichen Stelle, die für Bund und Länder arbeitet. Sie stellt auch einen kostenlosen Prüfer bereit, den KoSIT-Validator. Er zeigt, ob eine XRechnung der Norm und den Regeln entspricht. Er ist allerdings eher ein Werkzeug für Technikleute als für den Büroalltag.

Wichtig: Eine bestandene Prüfung heißt nicht, dass der Inhalt stimmt. Ein falscher Steuersatz kann formal sauber durchrutschen. Für den Inhalt bist du weiter selbst verantwortlich.

Mein Rat: Schick die erste E-Rechnung nicht an einen Kunden. Erzeuge eine Testrechnung, prüf sie und öffne sie danach so, wie dein Kunde sie sieht. Wie das Öffnen geht, zeige ich in XRechnung öffnen: so geht's. Wo die versendeten Dateien landen, regelst du am besten gleich mit: Belege benennen und ablegen.

Häufige Fragen

Reicht ein PDF aus meinem Schreibprogramm?

Nicht als E-Rechnung. Ein einfaches PDF ist eine sonstige Rechnung. Mit Zustimmung deines Kunden darfst du es in der Übergangszeit noch verwenden, danach nur noch in den Ausnahmefällen.

Ich bin Kleinunternehmer. Muss ich umstellen?

Für Kleinunternehmer nach § 19 UStG gibt es eine Sonderregel: Du darfst dauerhaft Papierrechnungen schreiben oder, mit Zustimmung des Kunden, PDFs. Eine E-Rechnung darfst du freiwillig schicken. Empfangen können musst du sie trotzdem, dafür reicht eine eigene E-Mail-Adresse für Rechnungen. Wechselst du zur Regelbesteuerung, gilt die Pflicht auch für dich.

Gilt die 250-Euro-Grenze netto oder brutto?

Brutto. Gemeint ist der Gesamtbetrag der Rechnung einschließlich Umsatzsteuer. Bis zu diesem Betrag darfst du dauerhaft auch Papier oder, mit Zustimmung, ein PDF verwenden.

Allgemeine Information, keine Steuerberatung im Einzelfall.